Cómo Organizar un Grupo

Si es su primer viaje o el décimo con estudiantes, usted tendrá como responsable y coordinador de un viaje de estudios, la mejor asistencia con Prométour. En primer lugar, debido a que la empresa estará presente en todo el proyecto, que le guiará paso a paso hasta la decisión final tomada por usted.

Es importante tener en cuenta todo lo que requiere cualquier viaje en grupo para operar dentro del marco legal. Prométour cuenta con su debido certificado y cobertura de responsabilidad civil.

Recuerde que una persona de Prométour está siempre a su disposición para responder a sus preguntas.

La importancia del tamaño del grupo y la elección de las actividades

Antes de ajustar los parámetros del viaje, se debe entender que cuanto mayor sea el grupo, menor es el coste final. Sin embargo, la diferencia de precio entre un grupo pequeño y grande se nota a partir de un grupo de 20-25 estudiantes. Este número es bastante fácil de manejar y logra un equilibrio entre calidad y precio. Es importante señalar que los viajes largos en coche privado puede afectar significativamente el precio final para las familias.

Como parte de un intercambio, el tamaño del grupo depende con frecuencia de la capacidad de la institución asociada. Como parte de una fiesta cultural, la capacidad de los coches o la disponibilidad en hoteles o casas de huéspedes son dos factores claves. En todos los casos, siempre es mejor trabajar con 11-13 meses antes de la fecha de salida.

Elija su destino y tipo de viaje

Para definir mejor su viaje, usted puede hacerse las siguientes preguntas: ¿A dónde quieres ir con su grupo? ¿Cuánto tiempo? ¿Cuáles son los objetivos educativos del viaje? ¿Cuál es el presupuesto? ¿Qué fechas aproximadas le gustaría realizar el viaje? Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a definir mejor el viaje y adaptarse a las necesidades del grupo.

Ya sea que usted está considerando un tour cultural, un intercambio escolar o una inmersión lingüística:  Visite nuestros itinerarios en la sección programas educativos o llámenos al 952 12 16 90.

Confirmar el viaje con su asesor Prométour y presentación del proyecto a su admnistración

Después de comprender sus objetivos, su asesor presentará una propuesta de viaje. A partir de entonces, él te escuchará y trabajará con usted para cambiar la ruta o el precio si es necesario.

Una vez finalizado el proyecto, se tendrá que obtener la aprobación de su administración. Prométour le proporcionará todos los documentos legales que pueda necesitar.

Si usted realiza un intercambio, también recibirá en ese momento el nombre de su futura pareja, con la recomendación de hacer contacto con el / ella tan pronto como sea posible.

Promoción del viaje

Ha llegado el momento de organizar una reunión de información para presentar el viaje a los estudiantes interesados y sus padres.

Antes de la reunión, adjuntar todos los criterios que se utilizan para aceptar los estudiantes en el grupo (por orden de llegada, carta de intención, notas, comportamiento, etc.). Si se apuntan más alumnos, se informará de las diferentes opciones y formarán parte de la lista de espera.

Para reunirse con su asesor, Prométour le enviará el enlace a la cuenta de Internet para que los participantes puedan inscribrirse. Si es necesario, y en función de la disponibilidad, su asesor Prométour también podrá asistir a la reunión.

Confirmación del viaje con Prometour

El viaje está definitivamente reservado cuando Prométour recibe el depósito y los participantes están registrados a través de la cuenta de Internet. Entonces, el programa se mueve al equipo de producción que se encarga de las reservas.

En las cuentas que se van a crear para el propósito del viaje, los participantes encontrarán toda la información necesaria para que a partir de una lista de ropa sugerida, las tarjetas de embarque, documentación para los estudiantes que vayan a Estados Unidos…

En el caso de un intercambio, los participantes tendrán que completar un formulario cumplimentados por los profesores para realizar el emparejamiento.

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