Comment organiser un voyage?

Que ce soit votre premier voyage, ou votre quinzième voyage avec des élèves, vous aurez en tant que responsable et coordinateur d’un voyage scolaire, la meilleure assistance possible avec Prométour.  D’abord parce que votre Consultant sera présent tout au long du projet, pour vous guider d’étape en étape, ensuite parce que le décideur ultime, ce sera vous.

Il est important de noter que tout voyage de groupe requiert, afin de fonctionner à l’intérieur de son cadre légal, être organisé par une agence dûment certifiée, comme Prométour.

N’oubliez pas que votre Consultant Prometour reste à votre écoute pour répondre à vos questions.

+ L’importance de la taille du groupe et du choix des activités

Avant de fixer les paramètres du voyage, il faut bien comprendre que plus grand sera le groupe, moindre sera son coût.  Cependant, la différence de prix entre un petit groupe et un grand groupe s’aténue à partir de 20-25 élèves.  Ce nombre est assez facile à gérer et permet d’atteindre un équilibre entre qualité et prix.  Il est important de noter également que les longs trajets en car privé affectent significativement le prix final pour les familles.

Dans le cadre d’un échange, la taille du groupe est parfois dictée par la capacité d’accueil de l’établissement partenaire.  Dans le cadre d’un séjour culturel, la capacité des cars ou la disponibilité dans le hôtels ou auberges sont deux des facteurs clés.  Dans tous les cas, il est toujours préférable de travailler avec 13-11 mois d’avance sur la date de départ.

+ Choisir votre destination et le type de sejour

Afin de mieux cerner votre voyage, vous pouvez vous poser les questions suivantes: Où voulez-vous aller?  Combien de temps?  Quels sont les objectifs pédagogiques du voyage?  Quel est le budget?  À quelles dates vous est-il possible de partir?  Les réponses à ces questions vous aideront à mieux définir le voyage et à l’adapter aux besoins du groupe.

Que vous songiez à un circuit, un échange, une immersion ouencore à un programme d’intégration, vous pouvez consulter nos exemples d’itinéraires en ligne ou nous contacter au 01 70 61 04 30.

+ Confirmation de l’itinéraire avec votre Consultant et présentation du projet à votre administration

Après avoir bien compris vos objectifs, votre Consultant vous soumettra une proposition de voyage.  Par la suite, il sera à votre écoute et travaillera avec vous afin de modifier l’itinéraire ou les prix si nécessaire. 

Une fois le projet finalisé, il vous faudra obtenir l’aval de votre administration.  Prométour mettra à votre disposition tous les documents légaux dont vous pourrez avoir besoin.

Si vous entreprenez un échange, vous recevrez également à ce moment les coordonnées de votre futur partenaire, avec la recommandation de prendre contact avec celle/celui-ci dès que possible.

+ La promotion du voyage

Le moment est venu d’organiser une réunion d’information afin de présenter le voyage aux élèves intéressés et à leurs parents. 

Fixez clairement, avant la reunión, les critères que vous utiliserz pour accepter les élèves dans le groupe (premier arrivé, lettre d’intention, notes, comportement, etc.).  Au cas où vous dépassiez le nombre, songez également au choix qui devront être faits, et comment les faire (liste d’attente).

Pour la reunión, votre Consultant Prometour vous enverra le lien vers le compte web ou vous et les autres participants pourrez vous inscrire.  Si besoin est, et en fonction de sa disponibilité, votre Consultant Prométour pourra aussi assister à cette reunión.

+ Confirmation de votre voyage avec Prometour

Le voyage est définitivement mis en marche lorsque Prométour reçoit l’acompte et que les participants se sont inscrits via le compte web.  Le programme passe alors à l’équipe de production qui procède aux réservations.

Dans les comptes qui seront créés pour les fins du voyage, les participants retrouveront toute l’information necessaire à celui-ci, depuis une liste de vêtements suggérés, jusqu’aux cartes d’embarquement, en passant par le l’ESTA pour les voyageurs qui se rendent aux États-Unis.

Dans le cas d’un échange, les participants auront à remplir un formulaire qui sera utililsé par les professeurs pour procéder au jumelage.

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